Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?

В соответствии с ч.1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно по графику отпусков, который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Отметим, что обязательной формы графика отпусков нет. Работодатель составляем графи отпусков по унифицированной форме №Т-7, утв.  постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, или по самостоятельно разработанной и утвержденной форме.

Таким образом, график отпусков признается первичным документом. 

При этом, согласно определениям, которые содержатся в ст. 123 ТК РФ, график отпусков обладает признаками локального нормативного акта (ЛНА) (ст. 8 ТК РФ).

Законодательство обязывает работодателя знакомить сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

В то же время в отношении первичных документов такой обязанности не установлено. Возникает вопрос о том, должен ли работодатель знакомить сотрудников с графиком отпусков. 

Работодатель обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Этой точки зрения придерживаются профильные ведомства (письма Минтруда России от 04.12.2024 №14-6/ООГ-7025, Роструда от 27.12.2024 №ПГ/26469-6-1).

Работодатель предоставляет сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска в соответствии с утвержденным графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Роструд в письме от 27.12.2024 №ПГ/26469-6-1 отметил, что график отпусков является локальным нормативным актом.   

Трудовым законодательством на работодателя возложена обязанность знакомить работников под подпись с принятыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Таким образом, утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под подпись. Аналогичное мнение недавно высказывали эксперты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф.

Эту точку зрения также подтверждает судебная практика (определения Седьмого КСОЮ от 05.09.2023 №88-15304/2023, от 31.08.2023 №88-14167/2023, апелляционное определение Московского областного суда от 10.08.2020 №33-16992/2020).

Так, в определении Седьмого КСОЮ от 05.09.2023 №88-15304/2023 суд признал график отпусков ЛНА. При этом суд указал, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в т.ч. с графиком отпусков и изменениями, внесенными в график отпусков.

Кроме того, если работодатель не ознакомит сотрудников с графиком отпусков под подпись, ему грозит ответственность по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ (см. постановление Восьмого КСОЮ от 19.10.2023 №16-5472/2023, определение Шестого КСОЮ от 07.09.2023 №88-20602/2023, решение Забайкальского краевого суда от 05.12.20222 по делу №7-21-552/2022, 12-20/2022).

Поскольку трудовое законодательство не устанавливает требований к порядку ознакомления сотрудников с графиком отпусков, работодатель может выбрать удобный ему способ. Например, возможны следующие варианты:

• предусмотреть в графике отпусков отдельную графу для проставления отметки об ознакомлении, даты и подписи работника
• составить лист ознакомления с графиком отпусков, в котором распишутся все работники. В листе ознакомления следует предусмотреть графы для указания Ф.И.О. работника, должности и структурного подразделения (при его наличии). даты ознакомления и подписи работника.
• примерная форма листа ознакомления с графиком отпусков

В случае отказа работника от ознакомления с графиком отпусков под подпись работодателю рекомендуется составить акт об отказе от ознакомления с графиком. Такой акт можно составить в свободной форме. Этот документ подтверждает, что работодатель предпринял необходимые меры, чтобы ознакомить работника с графиком отпусков, но тот отказался поставить на нем подпись об ознакомлении. 

Если работодатель применяет кадровый электронный документооборот (КЭДО), то он вправе ознакомить работника с локальными нормативными актами в электронной форме. Для ознакомления с ЛНА исполmpetncz Единая цифровая платформа "Работа в России" или информационная система работодателя (ч. 2,6 ст. 22.1 ТК РФ). 

Таким образом, работодатель вправе ознакомить сотрудников с графиком отпусков посредством информационной системы, применяемой для КЭДО.

Возникают сложности с ведением кадрового учета в вашей компании?

ЗВОНИТЕ: 8-495-649-81-05